PROJECT MANAGEMENT » การทำงานเชิงรุก(Proactive Behavior)

การทำงานเชิงรุก(Proactive Behavior)

25 July 2019
85   0

Proactive Behavior หรือ Self-Starting Behavior นั้น คือการทำงานอย่างมีการเตรียมการณ์ที่ดี เพื่อรองรับเหตุการณ์ต่างๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต หรือป้องกันปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในอดีต เพื่อหวังผลความเป็นเลิศในงานของตนเอง โดยที่ไม่จำเป็นต้องรอ ให้ผู้อื่นมาบอกในสิ่งที่เราควรทำ หรือไม่ต้องรอจนกระทั่งเกิดความเสียหายขึ้นก่อน

สำหรับวิธีการทำงานแบบ Proactive หรือการทำงานแบบเชิงรุกนั้น มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆในชีวิตการทำงานในปัจจุบันอันเนื่องมาจากสาเหตุสำคัญ 3 ประการ ดังนี้

(1) การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ต้องประสบกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆอย่างรวดเร็ว พนักงานในองค์กร ไม่สามารถรอจนกระทั่ง ขั้นตอนการทำงานทุกอย่างชัดเจนแล้วจึงลงมือดำเนินการ องค์กรคาดหวังให้พนักงานสามารถทำงานได้บนสภาพความไม่แน่นอนของธุรกิจ การเตรียมการณ์ที่ดีเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต และการเรียนรู้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในอดีตเพื่อเตรียมการณ์ป้องกันนั้น จึงมีความจำเป็นอย่างมากสำหรับคนทำงานในปัจจุบัน ซึ่งการทำงานตามหน้าที่ ที่ตนเองได้รับมอบหมายนั้น ไม่เพียงพอแล้ว สำหรับการแข่งขันในปัจจุบัน

(2) Innovation หรือ นวัตรกรรมต่างๆ เกิดขึ้นมากมายในธุรกิจปัจจุบัน เพื่ออำนวยความสะดวกให้ลูกค้า และสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันของธุรกิจ คนทำงานจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานใหม่ๆ  เทคโนโลยีใหม่ๆ กฎระเบียบที่ตนเองไม่คุ้นเคย หรือแม้แต่ต้องเผชิญกับภัยคุกคามแบบใหม่ๆ การเตรียมการณ์ที่ดี หรือการทำงานแบบ Proactive จึงมีความจำเป็นในการปรับตัวเข้ากับ Innovation ต่างๆ

(3) เส้นแบ่งแยกขอบเขตของงานกับชีวิตส่วนตัวนั้น น้อยลง การทำงานตามบทบาทหน้าที่รับผิดชอบเพียงอย่างเดียวนั้น ไม่เพียงพอต่อการแข่งขันในปัจจุบัน คนรุ่นใหม่ต้องสร้างแรงจูงใจในการทำงานด้วยตนเอง ต้องรักงานที่ตนเองทำและทำงานที่ตนเองรัก ดังนั้น หากรอให้ผู้บังคับบัญชามาสั่งการในสิ่งที่เรา สมควรทำ สมควรคิดด้วยตัวเราเองได้ หรือต้องรอให้ผู้อื่นมากำหนดหน้าที่การทำงานให้เรา โดยเราไม่เข้าใจจุดประสงค์ของงาน และไม่ Proactive กับงานของตนเอง เราก็ไม่สามารถสร้างความแตกต่างและความก้าวหน้าในเส้นทางอาชีพของเราได้

ตัวอย่างของการทำงานแบบเชิงรุก หรือ Proactive นั้น มีให้เห็นมากมาย เช่น นางพยาบาลผู้ซึ่งมีหน้าที่ติดตามคุณหมอ เพื่อออกตรวจคนไข้ เตรียมข้อมูลอาการป่วยและประวัติต่างๆของคนไข้ รวมถึงอุปกรณ์และเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณหมอในการทำงาน ทุกครั้งก่อนที่คุณหมอจะมาถึง   ผู้จัดการโรงงาน ทำการวิเคราะห์ปัญหาของเครื่องจักรและออกแบบวิธีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรโดยการปรับปรุงวิธีการเดิมๆที่เคยใช้กันมานาน ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง โดยที่ไม่ต้องให้ผู้บริหารมาสั่งให้ทำ    ที่ปรึกษาด้านการบริหารธุรกิจ จัดประชุมผู้บริหารในแผนกต่างๆเพื่อขอความเห็นในแผนการบริหารธุรกิจขององค์กร ที่ถูกออกแบบมาโดยทีมงานที่ปรึกษา และต้องการความเห็นอันเป็นประโยชน์เพื่อนำไปปรับปรุง โดยไม่ต้องรอให้ผู้จัดการแผนกต่างๆร้องขอ

การทำงานแบบ Proactive นั้น มีผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรอย่างมาก ผู้บริหารควรปลูกฝังวิธีคิดเชิงรุกให้ทุกคนในองค์กร เพื่อพัฒนาจากการทำงานแบบตั้งรับ หรือ Reactive ไปสู่การทำงานแบบเชิงรุก หรือ Proactive และหากจะเปรียบเทียบระดับความ Proactive ของพนักงาน ก็อาจจะสามารถอธิบายได้ด้วยตัวอย่างดังกล่าว

ธนาคารแห่งหนึ่งใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบันทึกข้อมูลฝากถอนเงินของลูกค้ามานาน และพบว่า ระบบดังกล่าวจะทำงานช้าลงเรื่อยๆทุกวัน จนกระทั่งหยุดให้บริการเมื่อครบ 3 วัน และหลังจากฝ่ายงานไอทีของธนาคาร ทำการปิดเปิดระบบใหม่ ระบบก็จะกลับมาทำงานได้เหมือนเดิม และช้าลงเรื่อยๆ จนกระทั่งหยุดให้บริการเมื่อครบ 3 วัน อีกครั้ง ผู้บริหารฝ่ายไอที จึงขอความเห็นจากทีมงาน และได้วิธีแก้ไขเป็น 3 ทางเลือกดังนี้

(1) สมชายเสนอให้ ทำการปิดเปิดระบบใหม่ ทุกวันตอนกลางคืน เพื่อให้ระบบมีการเริ่มต้นใหม่ทุกวัน และไม่หยุดให้บริการระหว่างวัน

(2) สมหญิงเสนอว่า ในระหว่างที่ยังหาสาเหตุที่แท้จริงไม่พบ  ให้ทำการปิดเปิดระบบใหม่ ทุกวันตอนกลางคืน เพื่อให้ระบบมีการเริ่มต้นใหม่ทุกวัน  รวมถึงต้องค้นหาสาเหตุของปัญหา ที่ทำให้ระบบช้าลงเรื่อยๆ และแก้ปัญหาดังกล่าวที่สาเหตุ เพื่อให้ระบบดังกล่าว ทำงานได้โดยที่ไม่ต้องมีการปิดเปิดระบบทุกคืน

(3) สมศักดิ์ เสนอว่า ในระหว่างที่ยังหาสาเหตุที่แท้จริงไม่พบ  ให้ทำการปิดเปิดระบบใหม่ ทุกวันตอนกลางคืน เพื่อให้ระบบมีการเริ่มต้นใหม่ทุกวัน  รวมถึงต้องค้นหาสาเหตุของปัญหา ที่ทำให้ระบบช้าลงเรื่อยๆ และแก้ปัญหาดังกล่าวที่สาเหตุ เพื่อให้ระบบทำงานได้โดยที่ไม่ต้องมีการปิดเปิดระบบทุกคืน  จากนั้นให้นำสาเหตุที่ค้นพบดังกล่าว ไปทำการแก้ไขผิดพลาดนี้ ที่เกิดขึ้นกับระบบอื่นๆของธนาคาร และกำหนดเป็นมาตรฐาน สำหรับการสร้างระบบใหม่ๆ  ให้แก้ไขข้อผิดพลาดนี้ ตั้งแต่ตอนสร้างระบบ

จากตัวอย่างข้างต้น จะพบว่า การทำงานแบบ Proactive นั้น จะช่วยลดปัญหาในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงพัฒนางานให้ดีขึ้น ระดับการ Proactive ของพฤติกรรมการทำงาน ส่งผลโดยตรงต่อความก้าวหน้าในสายอาชีพของตนเอง และการพัฒนาขององค์กร

ที่มา : ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)






Google+

View My Stats


Social Widgets powered by AB-WebLog.com.