PAPERLESS » 3 สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless

3 สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless

20 July 2019
68   0

สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless นั้น ทาง Dailytech แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมายหลักๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบ Paperless นี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่

 

1. การรวบรวมข้อมูล

องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax, จดหมาย, แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของกระดาษและ Digital จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่ระบบ Document Management ทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังระบบ Document Management เท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น

2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล

เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ Document Management แล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไปประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้เป็น Workflow ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ หรือการปฏิเสธก็ตาม

3. การจัดเก็บข้อมูล

ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย, บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ทั้งนี้การมุ่งเน้นการออกแบบให้ 3 ประเด็นนี้มีความชัดเจนจะทำให้ Requirement สำหรับระบบ Paperless ครบถ้วน และการออกแบบระบบเพื่อนำไปใช้งานหรือการคัดเลือกเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้งานจะเป็นไปได้อย่างลื่นไหลมากยิ่งขึ้น






Google+

View My Stats


Social Widgets powered by AB-WebLog.com.