PROJECT MANAGEMENT » มารู้จัก Project Management Office (PMO) กันเถอะ

มารู้จัก Project Management Office (PMO) กันเถอะ

25 July 2019
114   0

 PMO ตามคำนิยาม ของ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) นั้น หมายถึง “Management structure that standardizes the project-related governance process and facilities the sharing of resource, methodologies, tools and techniques.”

         Project Management Office หรือ PMO นั้น คือหน่วยงานกลางขององค์กร ที่มีหน้าที่กำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร เนื่องด้วยปัจจุบันองค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและการแข่งขันในธุรกิจ ส่งผลให้ทุกองค์กรต้องสร้างนวัตรกรรมต่างๆออกมา เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงและสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันให้องค์กร (Competitive Advantage) กิจกรรมต่างๆที่เป็นการทำงานประจำแบบ Routine Based นั้น ไม่สามารถนำพาองค์กรให้อยู่รอดได้ในสภาวะปัจจุบัน ทุกปีองค์กรมีการจัดตั้งโครงการใหม่ๆมากมาย เพื่อตอบสนองการเติบโตของธุรกิจ การทำงานเชิงโครงการ (Project Based) กลายเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาองค์กร ส่งผลให้เกิดการจ้างงาน Project Manager จำนวนมากเข้าสู่องค์กร แต่ปัญหาที่ตามมาคือ การบริหารโครงการของ Project Manager แต่ละคน ยังไม่มีความเป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้คุณภาพของโครงการขึ้นอยู่กับทักษะส่วนบุคคลของ Project Manager และ โครงการแต่ละโครงการไม่มีการแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน ส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานสูง เนื่องจากหลายๆโครงการ ทำงานผิดพลาดในเรื่องที่โครงการในอดีตเคยทำผิดพลาดมาก่อน รวมถึงผู้บริหารก็ขาดเครื่องมือในการติดตามความคืบหน้า และความคุ้มค่าของแต่ละโครงการ เนื่องจากจำนวนโครงการมีมากขึ้นตามการเติบโตขององค์กร ปัญหาทั้งหลายเหล่านี้ เกิดขึ้นกับทุกๆองค์กร ที่ต้องปรับตัวจากการทำงานแบบ Routine Based มาเป็น Project Based แล้วเราจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างไรดี

        การจัดตั้ง PMO จึงเป็นทางออกที่ดี สำหรับองค์กรที่มี Project จำนวนมากและใช้ Project เป็นเครื่องมือหลักในการขับเคลื่อนองค์กร PMO จึงทำหน้าที่เป็นหน่วยงานกลางในการกำกับดูแล การบริหารโครงการในองค์กร เป็นหน่วยงานที่ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในศาสตร์การบริหารโครงการและเข้าใจกลยุทธ์องค์กรอย่างดี เพื่อเชื่อมโยงการบริหารโครงการให้สามารถเป็นเครื่องมือในการพัฒนาองค์กรได้ และ PMO ยังต้องเป็นเครื่องมือในการติดตาม และรายงานผลการทำงานของแต่ละโครงการให้ผู้บริหารทราบ รวมถึงพัฒนาทักษะการบริหารโครงการให้ Project Manager ในองค์กร ให้สามารถทำงานภายใต้มาตรฐานกระบวนการเดียวกัน และส่งเสริมให้เกิดความเป็นเลิศ ในการบริหารโครงการ

หน้าที่หลักของ PMO สามารถแบ่งได้ตามประเภทของ PMO ดังนี้

(1) Supportive PMO เป็น PMO ที่มีหน้าที่ให้คำปรึกษากับ Project Manager และจัดเตรียมเครื่องมือต่างๆในการบริหารโครงการ เช่น Template , Form ที่ใช้ในการบริหารโครงการ รวมถึงจัดฝึกอบรมความรู้ด้านการบริหารโครงการ และ รวบรวมแบ่งปันข้อมูลสำคัญๆต่างๆ ไว้เป็น Lesson Learned สำหรับทุกโครงการในองค์กร PMO ประเภทนี้ มักจะเป็นสถานะแรกของ PMO ที่ถูกจัดตั้งขึ้นในองค์กร ในระยะแรกๆ อำนาจและบทบาทของ PMO ต่อการพัฒนาองค์กรยังอยู่ในระดับต่ำ และมักถูกมองว่าเป็น PMO ที่มีหน้าที่เพียงช่วยจัดเก็บเอกสาร และรวบรวมแผนงานต่างๆให้ Project Manager เท่านั้น
       
(2) Controlling PMO เป็น PMO ที่มีหน้าที่กำกับดูแล การบริหารโครงการในองค์กร ให้เป็นไปตาม Standard methodology ที่กำหนด เพื่อให้โครงการมีประสิทธิภาพ และเป็นมาตรฐานเดียวกันสอดคล้องกับ Best Practice ในการบริหารโครงการ PMO ประเภทนี้ มีอำนาจในการกำหนดให้ Project Manager ทำงานตามมาตรฐานที่ตนเองกำหนด โดยอำนาจและบทบาทของ PMO ต่อการพัฒนาองค์กรอยู่ในระดับ ปานกลาง และมักถูกมองว่า เป็น PMO ที่มีหน้าที่ในการ ตรวจสอบ และกำกับดูแล โครงการทั้งหมดในองค์กร
 
(3) Directive PMO เป็น PMO ที่มี Project Manager ทั้งหมดในองค์กรอยู่ภายใต้ สายการบังคับบัญชาของตนเอง มีหน้าที่ในการ บริหารโครงการทั้งหมดในองค์กรผ่านการทำงานของ Project Manager โดยอำนาจและบทบาทของ PMO ต่อการพัฒนาองค์กรอยู่ในระดับสูง เนื่องจาก PMO สามารถสั่งการและประเมินผล Project Manager ได้ตามสายการบังคับบัญชา และ PMO ประเภทนี้ต้องมีบทบาทใกล้ชิดกับ CEO ขององค์กร เพื่อนำกลยุทธ์ และเป้าหมายขององค์กรมากำหนดเป็น Project ที่ต้องสนับสนุนเป้าหมายองค์กรเพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ

ทั้งนี้การจัดตั้ง PMO นั้น เป็นกระแสที่มีความนิยมอย่างมาก สำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ ในรอบ 10 ปี ที่ผ่านมา เหตุเนื่องมาจากผู้บริหารต้องการเครื่องมือในการบริหารโครงการทั้งหมดในองค์กร ซึ่ง PMO เป็นแนวคิดที่สามารถตอบโจทย์นี้ได้ แต่การจัดตั้งและพัฒนาหน่วยงาน PMO ให้สำเร็จและยั่งยืนนั้น ยังเป็นคำถามที่ท้าทายวิธีการจัดการขององค์กรอยู่เสมอ ในบทความถัดไป เราจะมาวิเคราะห์ถึง ประโยชน์ที่ได้รับจาก PMO และปัจจัยความสำเร็จและความเสี่ยงในการจัดตั้ง PMO ในองค์กร
 

ที่มา : อรินทรา ปัญญายุทธการ (PMP)






Google+

View My Stats


Social Widgets powered by AB-WebLog.com.