PROJECT MANAGEMENT » 7ทักษะพื้นฐานสุดๆ สำหรับ Project Manager

7ทักษะพื้นฐานสุดๆ สำหรับ Project Manager

25 July 2019
65   0

สำหรับน้องๆ ที่เริ่มต้นเป็น Project Manager ใหม่ จะต้องการฝึกทักษะขั้นพื้นฐานสุดๆ ในการบริหารโครงการ ให้สามารถนำไปปฏิบัติได้ง่ายๆ และสามารถใช้ในการบริหารโครงการอย่างง่ายๆได้ ดังนี้

สำหรับ Project Manager มือใหม่ป้ายแดง มักจะมีเรื่องสับสนวุ่นวาย ในโครงการมากมาย เช่น ไม่สามารถระบุความต้องการและขอบเขตงานของโครงการได้ชัดเจน ตารางเวลากำหนดการโครงการมีความเร่งด่วน หรือ กิจกรรมในโครงการมีความสลับซับซ้อน เป็นต้น  

ดังนั้น ทักษะพื้นฐานที่ Project Manager มือใหม่จำเป็นต้องฝึกฝนและเป็นเรื่องง่ายๆที่จะทำให้โครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น มี 7 ประการ ดังนี้

(1) พยายามระบุขอบเขตของโครงการให้ชัดเจน

การระบุขอบเขตงานในโครงการนั้น เป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ ที่ Project Manager จำเป็นต้องสร้างความชัดเจนให้ได้ เท่าที่จะสามารถทำได้ หลายครั้งเราจะพบกับปัญหาเรื่อง ความต้องการของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้เสียหลักในโครงการไม่ชัดเจน ไม่แน่นอน หรือ ลูกค้าเองก็ยังไม่ทราบว่าตัวเองต้องการอะไร แต่มันก็เป็นเรื่องจำเป็น ที่ Project Manager จะต้องค้นหาตัวลูกค้าผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักให้พบ และสื่อสารทำความเข้าใจปัญหาหรือความคาดหวังของเขาเหล่านั้นให้ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตงานให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน ก่อนจะดำเนินการวางแผนงานโครงการ 

(2) วิเคราะห์ปัจจัยความสำเร็จและอุปสรรคของโครงการ

คำถามที่ Project Manager จะต้องหาคำตอบให้ได้คือ อะไรคือสิ่งที่จำเป็นต้องมี เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ  และอะไรคือสิ่งที่เป็นอุปสรรคในการดำเนินโครงการ ซึ่งการวิเคราะห์และค้นหาความจริง 2 ประการนี้ บ่อยครั้งอยู่บนการคาดเดา  ดังนั้น Project Manager อาจจะประชุมปรึกษาหารือกับทีมงาน หรือขอความเห็นจากผู้บริหาร หรือแม้แต่ศึกษาบทเรียนที่ผ่านมาจากโครงการในอดีต ซึ่งจะเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีในการค้นหาคำตอบ ถึงสิ่งที่เราต้องมีเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ และเตรียมการณ์เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในโครงการ

(3) กำหนดกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องทำ

เมื่อเราสามารถระบุขอบเขตของงานได้แล้ว สิ่งที่เราต้องดำเนินการต่อไปคือ การกำหนดกิจกรรมต่างๆในโครงการให้ครบถ้วน เท่าที่เราจะสามารถกำหนดได้การระบุกิจกรรมไม่ครบถ้วนจะส่งผลให้โครงการไม่สามารถส่งมอบงานได้แต่การระบุกิจกรรมที่มากเกินความจำเป็น ก็จะส่งผลให้โครงการล่าช้าและมีต้นทุนมาก ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ Project Manager มีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องคิด วิเคราะห์ ร่วมกับทีมงาน เพื่อให้ได้รายชื่อกิจกรรมที่ครบถ้วน เนื่องจากทีมงานจะทราบรายละเอียดต่างๆของกิจกรรมในโครงการ อีกทั้งยังเป็นการทำให้ทีมงานเข้าใจภาพขอบเขตงานในโครงการเป็นภาพเดียวกัน

(4) วางลำดับงาน และกำหนดตารางเวลา

นำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มากำหนดลำดับงาน และประเมินเวลาของงานในแต่ละกิจกรรม เพื่อสรุปเป็นแผนงานตารางเวลาในโครงการ หรือ Project Schedule โดยในขั้นตอนนี้ Project Manager ต้องประเมินและวางแผนร่วมกับทีมงาน ให้ได้ตารางเวลาที่เป็นจริงในทางปฏิบัติ และสามารถตอบความคาดหวังของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการได้    

(5) ประมาณการต้นทุนของโครงการ

นำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มาทำการประเมินต้นทุนของโครงการ ทั้งในเรื่องต้นทุนสินค้าวัตถุดิบที่ต้องใช้ในโครงการต้นทุนเรื่องค่าแรงคนต้นทุนเรื่องอุปกรณ์เครื่องจักรที่ต้องใช้ในการทำงานต้นทุนเรื่องค่าบริการต่างๆที่ต้องใช้และสรุปเป็นต้นทุนทั้งหมดในโครงการ

(6) มอบหมายงาน

ขั้นตอนนี้เป็นการนำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มอบหมายให้ทีมงานผู้รับชอบไปดำเนินการตามต้นทุนและกำหนดการเวลาที่กำหนดการมอบหมายงานต้องกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน และพิจารณางานให้มีความเหมาะสมกับทักษะและประสบการณ์ของผู้รับผิดชอบ

(7) ติดตามงาน ตรวจสอบและส่งมอบงาน  

การติดตามความคืบหน้าของงาน อาจจะอยู่ในรูปแบบของการประชุม หรือการตรวจสอบสิ่งส่งมอบของงานในกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่า กิจกรรมต่างๆ ได้ถูกดำเนินการตามแผนงานที่วางไว้ และสามารถส่งมอบงานได้ตามความต้องการของลูกค้า ความถี่ของการติดตาม ควรถูกกำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มโครงการ และเหมาะสมกับระยะเวลาโครงการ เช่น โครงการระยะเวลา 6 เดือน อาจจะมีการประชุมติดตามความคืบหน้าโครงการ ทุกๆ 2 สัปดาห์ เป็นต้น
 

         ทั้ง 7 ทักษะ ดังกล่าว เป็น ทักษะขั้นพื้นฐาน สำหรับ Project Manager มือใหม่ จะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ กับโครงการขนาดเล็กได้ง่ายๆ เพื่อให้โครงการบรรลุเป้าหมาย ตามขอบเขตงาน ภายในต้นทุนและเวลาที่กำหนด ในบทความต่อไป ผมจะเล่าให้ฟังถึง ทักษะต่างๆที่จำเป็น สำหรับ Project Manager ขั้นเทพ ที่มีประสบการณ์สูงในการบริหารโครงการขนาดใหญ่ และซับซ้อน

 

ที่มา : อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)






Google+

View My Stats


Social Widgets powered by AB-WebLog.com.