PAPERLESS » 6 ขั้นตอนการปรับธุรกิจสู่การเป็น Paperless ด้วย DMS

6 ขั้นตอนการปรับธุรกิจสู่การเป็น Paperless ด้วย DMS

20 July 2019
153   0

6 ขั้นตอนการปรับธุรกิจสู่การเป็น Paperless ด้วย Document Management Software โดยสามารถแบ่งขั้นตอนของการสร้างกระบวนการการทำงานในแบบ Paperless  ออกเป็น 6 ขั้นตอนใหญ่ๆ ด้วยกันดังนี้

1. สร้างทีมผู้นำสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

ทีมเหล่าผู้บริหารระดับ C-Level นั้นจะต้องเห็นด้วยกับโครงการ Paperless เสียก่อน จากนั้นจะต้องสร้างทีมสำหรับรับผิดชอบเรื่องการนำระบบ Paperless มาใช้งานภายในองค์กรให้เรียบร้อย โดยประกอบด้วยเหล่าผู้บริหาร, พนักงานผู้เชี่ยวชาญในแต่ละแผนก และบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มีทั้งข้อมูลและสิทธิ์ในการตัดสินใจอยู่ภายในทีมนี้อย่างครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ทำให้ตัวแทนของแต่ละแผนกภายในองค์กรนั้นได้ทำความเข้าใจกับความสำคัญและประโยชน์ของระบบ Paperless ไปด้วยพร้อมๆ กัน

ทีมนี้จะเป็นทีมที่สำคัญมาก เพราะหลังจากนี้ทีมนี้จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาทหลักในการสนับสนุนและผลักดันโครงการ Paperless ให้เกิดขึ้นจริงได้ภายในองค์กร อีกทั้งยังต้องตัดสินใจแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นในระหว่างการนำระบบ Paperless มาใช้อีกด้วย

2. สร้างความตื่นตัวภายในองค์กรถึงความสำคัญของระบบ Paperless

การถ่ายทอดให้ทุกๆ คนในองค์กรน้้นได้รับทราบถึงความสำคัญและระบบ Paperless นั้นถือเป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยลดแรงเสียดทานในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่และการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ทำงานในครั้งนี้แล้ว ในขั้นตอนนี้ทีมผู้นำอาจได้รับข้อมูลหรือ Feedback ที่น่าสนใจในการนำระบบ Paperless มาปรับใช้งาน และอาจได้ถือโอกาสปรับปรุงกระบวนการการทำงานต่างๆ ให้แก้ไขปัญหาที่พนักงานภายในองค์กรกำลังเผชิญอยู่ไปด้วยเลยก็เป็นได้

การทำให้ทุกคนในองค์กรยอมรับและรู้สึกได้ถึงความมีส่วนร่มในโครงการให้ได้ จะยิ่งทำให้การนำระบบ Paperless มาใช้เกิดขึ้นได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด

3. วิเคราะห์เจาะลึกกับทุกกระบวนการการทำงานภายในองค์กร

เมื่อทุกคนในองค์กรเปิดรับต่อการนำ Paperless มาใช้งานแล้ว การทำความเข้าใจกับกระบวนการการทำงานทั้งหมดภายในองค์กรนั้นก็จะเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีข้อมูลที่แม่นยำมากยิ่งขึ้นเป็นอย่างมาก และทำให้ทีมผู้นำสามารถทำการวิเคราะห์กระบวนการการทำงานต่างๆ มาแปลงเป็นขั้นตอนแบบ Paperless ทั้งหมด รวมถึงทำการปรับปรุงกระบวนการการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือสามารถออกแบบกระบวนการการทำงานใหม่ให้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นไปด้วยในเวลาเดียวกัน

นอกจากการวิเคราะห์เอกสารกระดาษที่เคยใช้ในการทำงานแล้ว คำถามต่อไปนี้ก็ถือเป็นคำถามที่จะช่วยให้ทีมงานมีข้อมูลตัดสินใจมากยิ่งขึ้นด้วย:

  • กระบวนการการทำงานนี้เริ่มต้นได้อย่างไร? จากอีเมล์, โทรศัพท์ หรือการพบปะซึ่งหน้า
  • มีใครบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการการทำงานนี้?
  • เดิมทีมีการรวบรวมข้อมูลในระหว่างขั้นตอนนี้อย่างไร?
  • เมื่อไหร่จึงจะเกิดการส่งเอกสารหรือข้อมูลต่อไปยังผู้ที่รับผิดชอบคนอื่นๆ?
  • ใครต้องเป็นผู้ที่รับทราบเรื่องราวเหล่านี้บ้าง?
  • ข้อมูลเหล่านี้ถูกจัดเก็บย้อนหลังเอาไว้ที่ใด?
  • การนำข้อมูลเหล่านี้กลับมาใช้ในอนาคต จะทำได้อย่างไรบ้าง?

แน่นอนว่าบางครั้งทีมผู้นำอาจได้รับคำตอบหรือข้อมูลที่นอกเหนือจากคำถามเหล่านี้มาด้วย ซึ่งก็ถือเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเช่นกัน

4. ออกแบบโซลูชันให้ตอบโจทย์ความต้องการ

เมื่อทีมผู้นำเข้าใจกระบวนการการทำงานท้้งหมดแล้ว ขั้นตอนถัดมาก็คือการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ Paperless เพื่อนำความต้องการทางธุรกิจไปแปลงให้กลายเป็นระบบ Digital สำหรับนำมาใช้งานแทนกระบวนการทางธุรกิจเดิมที่มีอยู่ และทำการตรวจสอบว่าระบบงานที่ถูกออกแบบและพัฒนาโดยทีมผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้น คือสิ่งที่จะสามารถตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจขององค์กรได้จริงหรือไม่ แล้วทำการปรับปรุงจนกว่าระบบเหล่านั้นจะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. เริ่มต้นใช้งานระบบ Paperless

หลังจากที่ทดสอบระบบกันเรียบร้อยแล้วก็ถึงเวลานำระบบมาทดสอบใช้งานกับผู้ใช้งานจริง ให้ได้ทดลองใช้งานกันกับเอกสารหรือไฟล์ตัวอย่างก่อนเพื่อเป็นการฝึกฝนการใช้งาน จากนั้นจึงค่อยๆ เปิดกว้างให้พนักงานได้มาใช้ระบบ Paperless ในการทำงานจริงกันมากขึ้นเรื่อยๆ และปรับปรุงแก้ไขระบบให้รองรับการทำงานให้ได้ดีที่สุด

6. สร้างคู่มือการทำงานในระบบ Paperless ให้เรียบร้อย

การสร้างคู่มือการทำงานสำหรับระบบ Paperless เพื่อรองรับพนักงานใหม่ให้สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และแก้ไขปัญหาหรือติดต่อประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุใดๆ ขึ้น หรือการเพิ่มขยายระบบให้รองรับกระบวนการการทำงานใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในอนาคตนี้ก็เป็นสิ่งที่จะละเลยไปไม่ได้เลย รวมถึงระบบ Paperless นี้ก็ต้องได้รับการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่องทั้งในเชิงของ IT และธุรกิจ การมีเอกสารคู่มือการใช้งานและการดูแลรักษาและหมั่นปรับปรุงคู่มือนี้ให้ทันสมัยอยู่เสมอก็จะต้องกลายเป็นหนึ่งในงานประจำของพนักงานในองค์กรไปในที่สุด

 






Google+

View My Stats


Social Widgets powered by AB-WebLog.com.