Friday, 6 December 2019

ระบบ ERP ในธุรกิจ SME

ปัจจุบันโลกได้เข้าสู่ยุคการปฏิวัติอุตสาหกรรมแบบทวีคูณ ทำให้ผู้ประกอบการธุรกิจประเภทต่างๆทั่วโลกต้องปรับตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ประกอบการวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมหรือ Small and Medium Enterprise (SME) ที่ได้รับผลกระทบที่เกิดขึ้นนี้เป็นอย่างมาก

ดังนั้น SME จึงต้องเตรียมความพร้อมทั้งด้านกระบวนการทำงานของธุรกิจในด้านต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น Enterprise Resource Planning (ERP) หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบรูณาการข้อมูล และการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร อีกทั้งช่วยประสานขั้นตอนการดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบและบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ได้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่กระบวนการจัดซื้อ จัดจ้าง การจัดการสินค้าคงคลัง การบริหารการผลิต การขาย การบัญชี การเงิน และการบริหารทรัพยากรบุคคล

นอกจากนี้ระบบ ERP ยังช่วยลดขั้นตอนหรือลดความซ้ำซ้อนในการดำเนินงาน ช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุน เพิ่มโอกาสในการขาย และสร้างผลกำไรให้กับธุรกิจ โดยการเชื่อมโยงระบบงานต่างๆภายในองค์กรให้เป็นระบบเดียวที่ได้มาตรฐาน และแสดงผลออกมาในลักษณะ Real Time ซึ่งช่วยให้เห็นภาพรวมของการดำเนินงาน ทำให้ผู้บริหารองค์กรสามารถวางแผนงานและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสามารถแก้ปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ประเภทของระบบ ERP แบ่งออกเป็น 5 กลุ่ม คือ

  1. Material Resource Planning (MRP) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการจัดทำแผนความต้องการวัสดุ โดยมีองค์ประกอบของข้อมูลนำเข้าที่สำคัญ 3 รายการ คือตารางการผลิตหลัก แฟ้มข้อมูลบัญชีรายการวัสดุ (Bill of Material File) และแฟ้มข้อมูลสถานะคงคลัง (Inventory Status File)
  2. Customer Resource Management (CRM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อบริหารความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและลูกค้า เพื่อให้เป็นความสัมพันธ์ระยะยาว โดยระบบนี้จะศึกษาพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า ความสนใจ และความต้องการ เพื่อให้องค์กรนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และนำสินค้าเสนอต่อลูกค้าให้ใกล้เคียงกับที่ลูกค้าสนใจ การบริการหลังการขาย ลดการสูญเสียลูกค้า ลดต้นทุนทางการตลาด เพิ่มรายได้จากการที่ลูกค้าซื้อ และแนะนำให้คนรู้จักซื้อสินค้าขององค์กร
  3. Finance Resource Management (FRM) หมายถึงระบบสารสนเทศที่เน้นให้บริการเกี่ยวกับการเงินและบัญชี โดยอิงตามกฎระเบียบและข้อบังคับตามที่ประเทศนั้นๆกำหนด FRM ถือเป็นส่วนประกอบหลักของโครงสร้าง ERP ทั้งหมด โดยผลลัพธ์จากการประมวลผลของ FRM มักจะออกมาในรูปแบบรายงาน ทั้งรายงานสำหรับระดับปฏิบัติการ รายงานสำหรับผู้บริหารและรายงานสำหรับหน่วยงานภายนอก เช่น กรมบัญชีกลาง กรมสรรพากร เป็นต้น
  4. Human Resource Management(HRM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อการบริการงานทางบุคคล จัดประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของพนักงานในองค์กร ข้อมูลพื้นฐานของโครงสร้างองค์กร และการประมวลผลเกี่ยวกับเงินเดือน เป็นต้น
  5. Supply Chain Management(SCM) หมายถึงระบบสารสนเทศเพื่อจัดการกระบวนการไหลของวัสดุ สินค้าตลอดจนข้อมูลและธุรกรรมต่างๆ ผ่านองค์กรที่เป็นผู้ส่งมอบ ผู้จัดจำหน่าย ไปจนถึงลูกค้า โดยที่องค์กรต่างๆ มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อกัน

ERP Structure 

คุณสมบัติของระบบ ERP ที่สำคัญ คือ

1.ความยืดหยุ่น (Flexible) คือสามารถรองรับองค์กรหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคตได้ อีกทั้งการเก็บข้อมูลควรใช้ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน เพื่อให้สามารถบูรณาการข้อมูลได้

2.โมดูลควรอิสระจากกัน (Modular) คือควรประกอบด้วยหลายฟังก์ชันการทำงาน หรือหลายโมดูล ดังนั้นควรมีการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจนและอิสระต่อกัน เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงและจะได้ไม่กระทบกับโมดูลอื่นๆ

3.ครอบคลุม (Comprehensive) คือสามารถรองรับการทำงานได้หลากหลายฟังก์ชันหรือแพลตฟอร์ม (Platform) เนื่องจากแต่ละองค์กรมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นต้องหลากหลายและครอบคลุม

4.นอกเหนือจากองค์กร (Beyond the Company) คือสามารถเชื่อมต่อกับระบบสารสนเทศอื่นๆขององค์กรได้ ไม่จำกัดเพียงแค่ระบบ ERP เท่านั้น

5.อยู่ในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่สุด (Belong to the Best Business Practices) คือมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน โดยนำกิจกรรมหรือกระบวนการทำงานที่จัดว่าเป็นสิ่งที่ดีที่องค์กรพึ่งมีไว้ในระบบ หากแต่องค์กรสามารถปรับแต่งได้ตามความเหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ

สาเหตุที่ SME ต้องใช้ระบบ ERP ยกตัวอย่างเช่น

1.ข้อมูลในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทยังแยกเป็นฝ่าย เป็นแผนก ขาดการจัดเก็บ ทำให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่เพิ่มมูลค่าจากกระบวนงานเหล่านี้ ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าขายสูงขึ้น

2.ความไม่สามารถควบคุมทรัพยากรของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน วัตถุดิบ เครื่องจักร สินค้าระหว่างการผลิต และสินค้าคงคลังได้อย่างครอบคลุม ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นตัวช่วยในการวางแผนการผลิตสินค้าเพื่อส่งมอบให้ทันตามความต้องการของลูกค้า

3.บริหารจัดการการเงินการบัญชีอย่างไม่มีประสิทธิภาพ สำหรับธุรกิจ SME การละเลยเรื่องของใบสั่งสินค้า การบริหารลูกหนี้ และเจ้าหนี้การค้าที่มีความหละหลวม อาจสร้างปัญหาให้กับฝ่ายการเงินของบริษัทได้

4.ขาดการวางแผนและระบบที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจ SME อาจจะเจอกับปัญหาหากต้องแข่งขันกับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่กว่า เนื่องจากระบบงานเป็นระบบเก่าที่ไม่เหมาะสมกับรูปแบบการผลิตและความต้องการของลูกค้าสมัยใหม่

5.การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่าง ๆ ขยายขอบเขตใหญ่ขึ้น เกิดความซับซ้อนในการเชื่อมโยงกิจกรรม จะทำให้การรับรู้สภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกต่างๆ ทำได้ยากขึ้น ไม่สามารถส่งข้อมูลให้ผู้บริหารรับรู้ได้ทันที คือจะทำให้ผู้บริหารสามารถรับรู้ถึงข้อมูลที่บ่งบอกสภาพความเป็นจริงของกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินอยู่อย่างทันทีทันการณ์ได้ยากขึ้น

ประโยชน์ของระบบ ERP และบทบาทต่อธุรกิจ SME ยกตัวอย่างเช่น

1.ข้อมูลการจัดส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีความถูกต้อง ทำให้สะดวกในการติดตามหนี้และควบคุมสินเชื่อ

2.การดำเนินงาน (Operation) เช่น การสั่งซื้อสินค้า การผลิต มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากข้อมูลมีความชัดเจน สามารถดำเนินการตามใบสั่งซื้อ (sale order) ได้ทันที ตรงตามความต้องการของธุรกิจ

3.สร้างความพึงพอใจให้กับผู้บริหาร เนื่องจากในการติดตั้งระบบ ERP นั้นมีผลตอบแทนจากการลงทุน หรือ Return on Investment (ROI) ที่สูง หากมีข้อมูลรายงานและการดำเนินงานที่ถูกต้อง ก็จะสร้างประโยชน์ต่อบริษัท ส่งผลให้ยอดขายโตและมีผลกำไรที่เพิ่มมากขึ้น

4.ระบบ MRP ช่วยทำให้เกิดความมั่นใจว่าวัตถุดิบที่ได้วางแผนไปแล้วนั้น ถูกนำไปใช้งานได้อย่างเพียงพอ ทำให้เกิดการรักษาระดับคงคลังไว้ คือมีวัตถุดิบในคลังอย่างเพียงพอเมื่อต้องการเรียกใช้ ทำให้การวางแผนการผลิตและการจัดส่งให้ลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

5.ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกันหรือระหว่างระบบงานด้านต่างๆให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือหรือบริษัทคู่ค้า

6.ทำให้ผู้ใช้งานระบบ ERP มีแนวทางการปฏิบัติงานและกระบวนการทางความคิดที่เป็นระบบและมาตรฐานสากล

ข้อควรระวังของระบบ ERP ต่อธุรกิจ SME ยกตัวอย่างเช่น

1.ระบบ ERP ที่มีคุณภาพและได้มาตรฐานที่ดี ในปัจจุบันยังมีราคาที่ค่อนข้างแพง 2.พนักงานอาจต้องปรับตัวเข้าหาระบบ หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ของพนักงานภายในองค์กร ซึ่งปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดีนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องตัดสินใจให้ดี

3.ระบบ ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และต้องใช้เวลาในการ Implement เช่นอาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน ไม่เช่นนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้ระบบ ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำงานแบบคู่ขนานคือ ต้องทำงานป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และในขณะเดียวกันก็ยังต้องทำงานแบบเดิมด้วย ดังนั้นอาจมีการทำงานที่เพิ่มขึ้นแต่ค่าตอบแทนเท่าเดิม หรือพนักงานบางคนอาจกลัวว่าเมื่อมีโปรแกรมมาช่วยทำงานแล้วต่อไปองค์กรอาจไล่พนักงานออกในอนาคตก็เป็นไปได้

4.ระบบ ERP ค่อนข้างซับซ้อนถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ เช่นพนักงานอาจป้อนข้อมูลผิดพลาดแล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจผิดต่อๆกันไปเป็นลูกโซ่ เพราะระบบ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำๆกัน คือเมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ก็ผิด และเมื่อไปถึงปลายทางก็ทำให้ผิดทั้งหมด ดังนั้นระบบ ERP ก็อาจไม่มีประโยชน์

5.ระบบ ERP บางตัวมีขนาดที่ค่อนข้างใหญ่ เพราะออกแบบมาเพื่อทุกประเภทของอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก หรือบางตัวออกแบบไปในแนวบัญชี อาจไม่เหมาะกับธุรกิจที่เน้นการผลิต ดังนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องเลือกให้ดี เพื่อป้องกันการเสียเงินที่ไม่คุ้มค่า หรืออาจใช้ประโยชน์ไม่ได้จนต้องทิ้งไป

6.ต้องระวังบริษัทที่ขายระบบ ERP บางบริษัท อาจ Implement ครึ่งๆกลางๆ หรืออาจทิ้งงานหนีไปได้

สรุป

ระบบ ERP ที่ผู้ประกอบการ SME เลือกพิจารณาต้องมีความยืดหยุ่นสูงและได้รับการดำเนินการติดตั้งอย่างเหมาะสมให้เข้ากับรูปแบบการดำเนินธุรกิจ ระบบ ERP ที่ดีจะสามารถปรับตัวเข้ากับรูปแบบการทำงานเดิมได้ดี และจะช่วยตอบสนองต่อความต้องการในการดำเนินธุรกิจ คือการแสวงหาผลกำไรสูงสุดและเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน ซึ่งเป็นการตอบโจทย์การทำงานของแต่ละธุรกิจได้เป็นอย่างดี

ฝ่ายส่งเสริมและสนับสนุนการพัฒนาอุตสาหกรรมและธุรกิจ | สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล .

ข้อมูลอ้างอิง

ณชญาภัส รอดประยูร. (2560)

การเตรียมความพร้อมก่อนการตัดสินใจนำระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กรมาใช้ สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ในเขตกรุงเทพมหานคร

https://www.depa.or.th/

 






Google+

View My Stats