e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารที่กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบการจัดทำใบรับ/ใบกำกับภาษีเพื่อเป็นหลักฐานในการขายสินค้าและการให้บริการทุกครั้ง เมื่อมีการชำระเงิน พร้อมทั้งต้องส่งมอบต้นฉบับใบรับ/ใบกำกับภาษีนั้น ในรูปแบบกระดาษให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือเป็นภาระต้นทุนส่วนหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ
ดังนั้น เพื่อส่งเสริมการทำธุรกรรมพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Commerce) และดำเนินการภายใต้ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 กรมสรรพากรจึงได้พัฒนาระบบการออกใบรับ/ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แทนรูปแบบกระดาษ เพื่อช่วยลดภาระต้นทุนและเพิ่มศักยภาพของผู้ประกอบการไทย อันเป็นการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของประเทศในเวทีโลก e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือทางเลือกใหม่ที่จะมาแทนใบกำกับภาษีแบบกระดาษที่คุ้นเคย ช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารที่ยุ่งยากอีกต่อไป สามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงลูกค้าและกรมสรรพากรได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่านทางอีเมล์ เว็บไซต์กรมสรรพากร หรือส่งข้อมูลถึงเซิร์ฟเวอร์ของกรมสรรพากรโดยตรงได้เช่นกัน
รูปที่ 1 ข้อแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีแบบกระดาษและใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
1. ภาพรวมของระบบ
รูปที่ 2 การจัดข้อความให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) คือ การจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษี รวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ก่อนส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ ผู้ประกอบการสามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ได้ดังนี้
1) ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt
รูปที่ 3 ภาพรวมของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt
ผู้ประกอบการสามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปแบบ XML File หรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น เช่น Microsoft Word , Microsoft Excel , PDF หรือ PDF/A-3 ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรต้องจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ให้อยู่ในรูปแบบ XML File ตามมาตรฐาน (ขมธอ.3-2560) เท่านั้น
การส่งมอบใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการให้ดำเนินการตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการเมื่อได้รับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และเก็บรักษาข้อมูลไว้ตามที่กฎหมายกำหนด
2) ระบบ e-Tax Invoice by Email
รูปที่ 4 ภาพรวมของระบบ e-Tax Invoice by Email
ผู้ประกอบการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท จัดทำเฉพาะใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ที่กำหนดและแนบไฟล์ทางอีเมล์ส่งถึงผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ พร้อมสำเนา (CC) ถึงระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และระบบจะส่งกลับไปยังอีเมล์ของผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งใบกำกับภาษีที่มีการประทับรับรองเวลาแล้วถือว่าเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ตามระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email พ.ศ. 2560
2. การจัดทำข้อมูล e- Tax Invoice นำส่งสรรพากร
ผู้ประกอบการที่มีความพร้อมในการจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการสามารถจัดทำข้อมูล XML นำส่งกรมสรรพากรได้ตามที่กฎหมายกำหนดให้ดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้
รูปที่ 5 ขั้นตอนการนำส่งสรรพากร
- 1) ผู้ประกอบการจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority – CA)
- 2) ลงทะเบียนด้วยโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer และเข้าใช้ระบบงานผ่านเว็บไซต์ http://etax.rd.go.th
- 3) จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเตรียมข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบโครงสร้าง XML File ตามมาตรฐานที่กำหนด ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับนำส่งกรมสรรพากร
- 4) นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยช่องทางการนำส่ง ได้แก่ Host to Host หรือ Service Provider หรือ Upload XML ทั้งนี้ วิธีการเลือกช่องทางนำส่งขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการ และความพร้อมทางเทคโนโลยีของผู้ประกอบการแต่ละราย
- 5) ติดตามและตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล ที่ระบบ Tracking
- 6) ต้องเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้อง ปลอดภัยตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544
3. การเก็บรักษาข้อมูล
ผู้จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ และผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการที่ได้รับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 ดังนี้
- 1) ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
- 2) เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์นั้น ให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้
- 3) เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกำกับภาษี
ทั้งนี้ ระยะเวลาการเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ยังคงปฏิบัติตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร และพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543
ข้อแนะนำ : ควรจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบสารสนเทศที่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ที่มา: E-TAX Invoice & Receipt: กรมสรรพากร
